La formation professionnelle est un outil de plus en plus utilisé par les personnes souhaitant évoluer dans leur carrière ou changer de métier. Aujourd’hui, nous allons nous intéresser à une formation particulière : celle de Secrétaire Assistant. Cette formation est subventionnée par l’Etat Français et permet d’obtenir une certification reconnue par l’Etat avec le numéro de la certification RNCP193. Dans cet article, nous allons présenter cette formation ainsi que ses avantages pour encourager les personnes intéressées à nous contacter pour obtenir cette certification.
Les activités visées par le métier de Secrétaire Assistant
Le métier de Secrétaire Assistant se caractérise par sa grande polyvalence. Le Secrétaire Assistant est un acteur clé dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions étant au cœur de l’activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales, ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
Le Secrétaire Assistant est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise. Il contribue à la qualité de la communication de la structure et en valorise l’image. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’information et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social. Le Secrétaire Assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment
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, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone. Le Secrétaire Assistant exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Compétences attestées par la formation de Secrétaire Assistant
La formation de Secrétaire Assistant vise à attester de la maîtrise de plusieurs compétences clés pour exercer ce métier. La première compétence est l’assistance à une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités. Cette compétence inclut la production de documents professionnels courants, la communication des informations par écrit, l’assurance de la traçabilité et la conservation des informations, l’accueil d’un visiteur et la transmission des informations oralement, ainsi que la planification et l’organisation des activités de l’équipe.
La seconde compétence concerne le traitement des opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines. Cette compétence inclut l’administration des achats et des ventes, la réponse aux demandes d’information des clients et le traitement des réclamations courantes, l’élaboration et l’actualisation de tableaux de suivi de l’activité commerciale, ainsi que le suivi administratif courant du personnel.
Les avantages de la formation de Secrétaire Assistant
La formation de Secrétaire Assistant offre plusieurs avantages pour les personnes souhaitant se former à ce métier. Tout d’abord, la certification RNCP193 est reconnue par l’Etat, ce qui garantit un niveau de qualité et d’exigence élevé pour la formation. Ensuite, la formation est subventionnée par l’Etat, ce qui la rend accessible à un plus grand nombre de personnes.
La formation de Secrétaire Assistant permet également d’acquérir des compétences clés pour exercer ce métier polyvalent. Les compétences attestées par la certification sont directement liées aux missions et responsabilités du Secrétaire Assistant, ce qui permet une mise en pratique immédiate des acquis de la formation.
Enfin, le métier de Secrétaire Assistant offre de nombreuses perspectives d’emploi dans des secteurs d’activité variés. Le Secrétaire Assistant peut travailler dans des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, ce qui permet une grande flexibilité et une diversité des missions. De plus, le métier de Secrétaire Assistant est en constante évolution avec l’utilisation croissante des outils numériques, ce qui offre des opportunités de formation continue et de montée en compétences.
Comment obtenir la formation de Secrétaire Assistant ?
Pour obtenir la formation de Secrétaire Assistant, il est possible de se renseigner auprès des organismes de formation proposant cette certification. Il est important de choisir un organisme de formation reconnu et expérimenté pour garantir la qualité de la formation et la réussite de la certification. Il est également possible de se renseigner sur les modalités de financement de la formation auprès de Pôle Emploi ou de la région.
Conclusion
Le métier de Secrétaire Assistant est un métier polyvalent et en constante évolution. La formation de Secrétaire Assistant, subventionnée par l’Etat et reconnue par la certification RNCP193, permet d’acquérir les compétences clés pour exercer ce métier avec succès. Les avantages de cette formation sont nombreux, tels que l’accessibilité, la qualité de la formation, l’acquisition de compétences polyvalentes et les perspectives d’emploi dans des secteurs d’activité variés. Pour obtenir cette formation, il est possible de se renseigner auprès des organismes de formation reconnus et expérimentés. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur la formation de Secrétaire Assistant et pour commencer dès maintenant votre parcours vers ce métier passionnant et évolutif.